به گزارش شانا، در گذشته مدیران با نگاهی از بالا به پایین مجموعه تحت هدایت خود را رهبری می کردند. موضوعی که از دید کارمندان به فرآیندها و فعالیت‌های سازنده تیم تحت رهبری آسیب می‌زد و مدیر را به مانعی بر سر راه مجموعه تبدیل می‌کرد.
ویژگی‌های یک مدیر برجسته از دیدگاه شرکت‌ها عبارتند از:
– توانایی رهبری (leadership)
– قابلیت افزایش بهرهوری
– مهارت مقابله با چالش‌ها
– مهارت تصمیمگیری
– تشکیل تیم‌های کاری موفق
– قابل اطمینان بودن
– ارتباطات قوی
– مهارت‌های عمومی مدیریت
اصول پایه برای مدیریت حرفه‌ای
– مدیریت به فرآیند هماهنگی افراد و دیگر منابع به منظور محقق ساختن اهداف یک سازمان اطلاق می شود.
– مدیریت منابع انسانی
– مدیریت مواد (materials management)
– مدیریت مالی
– مدیریت اطلاعات
– اهداف سازمانی یک مدیر می‌تواند در سایه برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و انگیزه بخشیدن به کارکنان، پیاده سازی و توجه به بازخوردها صورت گیرد.
– برنامه ریزی عبارت است از ترسیم اهداف سازمانی، تصمیم گیری برای دستیابی به آن‌ها و در نظر گرفتن یک ماموریت و هدف ویژه که می‌تواند به بهرهوری یک سازمان و متمایز ساختن آن از دیگر نهادها منجر شود.
– سازماندهی عبارت است از نظم بخشیدن به برنامه در نظر گرفته شده برای سازمان
رهبری (leadership)
رهبری و انگیزه بخشی به افراد، مرتبط با منابع انسانی یک سازمان است که با هدف هدایت افراد برای رسیدن به یک هدف مشترک انجام می‌شود.
ایجاد انگیزه در افراد کمک می‌کند تا کارکنان به بهترین نحو در اختیار سازمان قرار گیرند و بالاترین بهره وری را داشته باشند.
رهبری و ایجاد انگیزه به طور همزمان (together leading and motivating)، به مدیریت منابع انسانی در راستای اهداف مشترک سازمانی اطلاق می‌شود.
رفتار حرفه‌ای از سوی مدیران، کارکنان را متوجه اهمیت و ضرورت فعالیت تحت چارچوب و استانداردهای تعریف شده می کند.
رهبری رسمی و غیر رسمی
برخی کارشناسان میان رهبری رسمی و غیر رسمی تفاوت قائل می‌شوند. مدیران و رهبران رسمی از قدرت قانونی برخوردارند و می‌توانند با تاثیر بر افراد، آن‌ها را در مسیر اهداف سازمان هدایت کنند.
اما رهبران غیر رسمی معمولا از چنین قدرتی بی بهره اند. البته آن‌ها ممکن است از نفوذ خود برای حمایت از سازمان استفاده کنند.
رهبران رسمی و غیر رسمی، هر دو از ویژگی‌ها و قدرت‌هایی همچون امکان تشویق یا تنبیه، دانش کارشناسی، جذبه و کاریزمای شخصی برخوردارند.
پیاده سازی و اجرا
پیاده سازی و اجرای اهداف و اولویت‌های سازمان، نیازمند تهیه یک نقشه راه است که به طور دقیق مسئولیت افراد را تشریح می‌کند.
این مسئولیت‌ها بر اساس مواردی از قبیل مهارت‌های فنی، بین فردی (interpersonal skills)، نقش‌های مدیریتی و نقش‌های تصمیم گیری تعریف می‌شود.
تصمیم گیری‌های مدیریتی
تصمیم گیری عبارت از انتخاب یک راه‌حل از میان مجموعه از راه‌حل های موجود است. یک مدیر باید از توانایی شناخت چالش‌ها و فرصت‌های موجود برخوردار باشد. عمده ترین مشکل شاید اختلاف میان نتایج مورد انتظار و آنچه در عمل اتفاق می افتد، باشد.
از طرفی شناسایی دقیق و صحیح یک مشکل، پیش از برطرف کردن یا تبدیل آن به یک فرصت، ضروری به نظر می‌رسد.
مدیران هوشمند همواره با نگاه به آینده تصمیم گیری می‌کنند. از این رو آمادگی مواجه با چالش‌های احتمالی را دارند.
آن‌ها با تحلیل دقیق شرایط و شناسایی علت مشکلات، تاثیر حضور یا عدم حضور برخی متغیرها را بر تغییر شرایط موجود بررسی می‌کنند.
یک مدیر برجسته نهایتا در نظر می‌گیرد که رفتارها و ارزش‌های شخصی، چگونه بر شکل گیری یک چالش یا موقعیت تاثیرگذار است.
افزایش بهره وری
توان افزایش بهره وری یک واحد تجاری فعال، از مهمترین مهارت‌هایی است که مدیران یک مجموعه باید از آن برخوردار باشند.
تشکیل تیمی با بالاترین راندمان کاری، یکی از دشوارترین مسئولیت‌های یک مدیر است. مدیران تحصیلکرده و آموزش دیده قادر به شناسایی و شکل دادن گروه هایی با بیشترین بهره وری هستند.
از طرفی ایجاد انگیزه در کارکنان برای دستیابی به بالاترین راندمان، نیازمند آن است که هدفی با ویژگی‌های زیر برای پروژه در دست اجرا تعریف شود:
– اهداف باید قابل سنجش و اندازه گیری باشند.
– به طور عمومی شناخته و معرفی شوند.
– افراد تیم‌های اجرایی باید از تاثیر وظیفه خود بر عملکرد سازمان آگاه باشند.
– اعضای تیم‌ها در هدف گذاری پروژهها سهیم شوند.
– نقاط عطف یک پروژه و پیشرفت‌های حاصل شده بر اساس نقشه راه تعیین شوند.
– در پایان، برنامه‌ای برای جشن گرفتن موفقیت پروژه در نظر گرفته شود.
رفع چالش‌ها
نیاز به مهارت مقابله با چالش ها و رفع مشکلات در محیط‌های کاری، ضرورتی اجتناب ناپذیر است. این چالش‌ها می تواند از اختلاف نظرها در یک پروژه تا اختلاف‌های فردی میان گروهی از کارکنان متغیر باشد. از این رو توانایی مقابله با چنین مسائلی امروزه یکی از الزام‌های مدیریت حرفه ای است.
در حالی که یک مدیر خوب از چالش‌های موجود آگاهی دارد؛ گاهی تا زمانی که مشکلات یادشده بروز چندانی پیدا نکرده اند؛ نیازی به ورود به مساله نیست.
اتخاذ این راهبرد در بسیاری از موارد راهگشا خواهد بود. برای مثال کارمندانی که با یکدیگر اختلاف دارند؛ خیلی از مواقع می توانند خودشان به رفع این مشکل‌ها بپردازند.
اما در مواقعی که مدیر به عنوان واسطه به موضوع ورود می‌کند؛ باید افزون بر حفظ بی طرفی، تا پایان ارائه اطلاعات از سوی طرفین اختلاف، به طور فعالانه به دو طرف گوش فرادهد.
سپس مدیر باید با در نظر گرفتن ویژگی‌ها و مسائلی که به اختلاف دیدگاه‌ها دامن زده است؛ مصالحه‌ای میان طرفین و همچنین مجموعه تحت رهبری برقرار کند.
مهارت‌های تصمیم گیری
بیشتر شرکت‌ها در جست و جوی مدیری با قدرت تصمیم گیری بالا هستند. یک مدیر قابل باید بتواند افزون بر در نظر گرفتن مصالح شرکت، منافع کارکنان و مشتریان را به طور همزمان تامین کند. اگر چه معمولا برقراری توازن میان این سه بخش کار دشواری به نظر می‌رسد.
به منظور اتخاذ تصمیم‌های مفید و موثر، مدیر باید دانش خوبی از ماهیت موضوع یا پروژه در دست بررسی داشته باشد و بر اساس مشخصه ها و ویژگی‌های آن تصمیم گیری کند.
نیاز است مدیر تعهد خود به تصمیم‌های اتخاذ شده را نشان دهد تا بتواند تیم تحت رهبری خود را در مسیر تعیین شده هدایت کند. از طرفی یادگیری هر چه بیشتر درباره موضوعی که در مورد آن تصمیم گیری شده است؛ ضروری است.
داشتن مجموعه‌ای از اصول و قوانین مشخص، به ایجاد جاذبه در مدیریت و جمع کردن کارکنان حول یک محور معین منجر می‌شود. در این صورت مدیر می‌تواند از تصمیم خود حمایت کند؛ چرا که تصمیم‌های او همواره از چارچوب مشخصی پیروی کرده‌اند.
قابل اطمینان بودن
توانایی برقراری ارتباط سازنده با کارمندان و گوش فرا دادن به مسائل آنان، یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که باید در مدیران حرفه ای تقویت شود.
هنگامی که مدیر در حال تشریح اهداف پروژه برای تیم تحت رهبری خود است؛ مطالب ارائه شده باید عاری از هر گونه ابهام و منسجم باشد تا تمامی اعضا از نقشه راه خود و فعالیت‌هایی که از آنان انتظار می رود؛ به طور کامل آگاهی یابند.
برقراری یک ارتباط دوجانبه میان مدیر و مجموعه تحت رهبری، این احساس را در میان کارکنان تقویت می کند که آنان نیز می‌توانند نظریات خود را درباره مدیریت پروژه ارائه کنند و در پیشبرد اهداف مشترک سهیم باشند.
با نظارت مستمر و حضور پیوسته، مدیر می‌تواند از پیشرفت پروژه مطابق برنامه ریزی اطمینان حاصل کند و برآوردی از قابل تحویل بودن آن تا پایان ضرب الاجل در نظر گرفته شده، داشته باشد.
ارتباطات قوی یک مدیر می‌تواند به تقویت احساس مسئولیت در میان کارمندان و دستیابی او به درکی بهتر از کلیت پروژه کمک کند.
مهارت‌های عمومی مدیریت
یک مدیر برجسته باید علاوه بر دارا بودن مهارت‌های فوق از دانش کافی در زمینه مدیریت پروژه برخوردار باشد.
مدیریت پروژه فرآیندی متشکل از چهار فاز است:
1- برنامه ریزی
2- تعیین اهداف از سوی مدیر پروژه
3- تعریف پروژه
4- سازماندهی یک تیم کارآمد
مدیر پروژه باید با در نظر گرفتن نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضای تیم، مناسب ترین فرد را برای هر موقعیت تعیین کند. به علاوه برنامه ریزی و زمان بندی می تواند افراد، اعتبار در نظر گرفته شده برای پروژه و دیگر تدارکات را در مسیر مشخص شده برای آن ها قرار دهد و تمامی این عناصر را به یکدیگر مرتبط کند.
با کنترل پروژه، یک شرکت می تواند بر منابع هزینه، کیفیت و بودجه اختصاص یافته نظارت داشته باشد. این موضوع کمک می کند تا با اعمال تغییراتی در برنامهها و منابع، محدودیت های زمانی و هزینه ای برطرف شوند.
هنگامی که یک پروژه این فرآیند را پشت سر می گذارد؛ فرصت مناسبی برای مدیر پروژه فراهم می شود تا دیدی مطلوب از وضعیت پیشرفت طرح در بدترین و بهترین حالت ممکن بدست آورد.
اجرا و پیاده سازی و ارزیابی بازخوردها
اجرای یک تصمیم نیازمند زمان، برنامه ریزی، تشکیل تیم اجرایی و ارزیابی نتایج بدست آمده است. یک مدیر باید با در نظر داشتن راه‌حل‌های جایگزین، توانایی مواجه با نتایج پیش بینی نشده را داشته باشد.
مدیران همچنین باید کارآمدی تصمیم‌های خود را بسنجند و با ایجاد یک مدل و در نظر گرفتن همه دادهها، چگونگی پیشرفت یک پروژه و نتایج احتمالی را پیش بینی کنند. این رویه می‌تواند به بهبود تصمیم گیری‌ها و نتایج بدست آمده در آینده بینجامد.
نتیجه گیری
مدیران حرفه‌ای نه تنها برخوردار از دانش و مهارت‌های لازم برای مدیریت گروه تحت رهبری خود هستند؛ بلکه قادرند تیمی با بالاترین میزان بهره وری و راندمان تشکیل دهند.
امروزه مدیران با واگذاری اختیارات بیشتر به کارمندان و برقراری ارتباط سازنده با آنان، حس مسئولیت‌پذیری را در افراد تقویت می‌کنند. به شکلی که آنان خود را در کیفیت حاصل شده یا نقص‌های موجود در تولید سهیم می دانند.
در حضور یک مدیر شایسته، کارکنان همواره احساس می‌کنند که منبعی قابل اعتماد برای اتخاذ تصمیم‌های کارآمد وجود دارد و نیازهایشان شنیده خواهد شد.
از سویی مدیر باید پس از کسب هر موفقیت، با قدردانی از مجموعه، ارزش و اهمیت خود برای کار سخت تیمی صورت گرفته را نشان دهد.
همچنین توانایی و قدرت مدیر یک مجموعه در برطرف ساختن چالش‌ها و تنش‌های داخلی و خارجی به گونه‌ای که افزون بر حفظ منافع تیم، بهره وری گروه همچنان بالا بماند؛ می‌تواند سبب افزایش احترام کارکنان نسبت به وی شود.
افزودن این قبیل مهارت‌ها در دنیای مدیریت حرفه‌ای، بسیار مورد توجه شرکت‌های بین المللی است.
حسین نداف
پژوهشگر پتروشیمی جم
